Politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels

1. Objet de la présente politique

Clinique PRAXA (ci-après « la Clinique », « nous ») s’engage à protéger la confidentialité des renseignements personnels de sa clientèle, de ses visiteurs et des utilisateurs de son site Internet.

La présente politique décrit, en termes simples et clairs :

• les renseignements personnels que nous recueillons ;
• les fins pour lesquelles ils sont collectés et utilisés ;
• la durée de leur conservation ;
• les mesures prises pour en assurer la sécurité ;
• vos droits et la façon de les exercer.

Cette politique s’applique aux renseignements recueillis via notre site Internet (formulaire de contact, liens externes de prise de rendez-vous, témoins de connexion) et à ceux consignés dans le dossier clinique de nos patients, conformément à nos obligations professionnelles.

Elle est conforme à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1), telle que modifiée par la Loi 25, ainsi qu’aux règlements applicables de l’Ordre professionnel de la physiothérapie du Québec (OPPQ) et de l’Ordre des chiropraticiens du Québec (OCQ).

2. Responsable de la protection des renseignements personnels

Conformément à la Loi 25, une personne est désignée à l’interne pour veiller au respect de la présente politique et répondre à vos demandes.

Dr Guillaume Moisan, chiropraticien
Courriel : g.moisan@cliniquepraxa.ca
Téléphone : 450-877-3314
Adresse : 384, rue La Fontaine, Granby (Québec) J2G 9N5

3. Renseignements personnels que nous recueillons

Selon votre interaction avec nous, nous pouvons recueillir :

a) Via le site Internet

• Nom, prénom, adresse courriel et numéro de téléphone (formulaire de contact) ;
• Renseignements techniques (adresse IP, type de navigateur, pages consultées) lorsque vous acceptez les outils de mesure d’audience — voir section 9 ;
• Renseignements fournis volontairement dans votre message (questions générales sur nos services). N’inscrivez pas de renseignements médicaux urgents ou confidentiels dans ce formulaire.

La prise de rendez-vous en ligne est effectuée par l’intermédiaire d’une plateforme externe (Medexa). Les renseignements transmis à cette plateforme sont assujettis à sa propre politique de confidentialité.

b) Dans le cadre du dossier clinique

Conformément au Règlement sur les dossiers, les lieux d’exercice, les équipements et la cessation d’exercice des membres de l’OPPQ et au Règlement sur la tenue des dossiers et des cabinets de consultation de l’OCQ, votre dossier peut notamment contenir :

• Votre nom (y compris à la naissance), adresse, numéro de téléphone, courriel, date de naissance, sexe et numéro d’assurance maladie ;
• Le motif de consultation et l’historique de santé pertinent ;
• Les résultats d’examens, imageries ou tests, s’il y a lieu ;
• Les notes d’évolution, plans de traitement et correspondance relative aux services professionnels rendus ;
• Les renseignements de facturation et d’assurance, le cas échéant.

Ces renseignements sont considérés comme des renseignements sensibles (renseignements de santé) et sont traités avec un niveau de protection renforcé, conformément à la Loi 25.

c) Par téléphone ou en personne

Lors d’un appel ou d’une visite à la clinique, nous pouvons recueillir votre nom, vos coordonnées, le motif de votre demande et des renseignements administratifs nécessaires à la prise de rendez-vous ou à la réponse à votre question. Les renseignements cliniques détaillés sont consignés dans votre dossier professionnel lors d’une consultation.

4. Finalités de la collecte

Nous recueillons vos renseignements personnels uniquement aux fins suivantes :

• Évaluer, diagnostiquer et traiter votre condition, et assurer le suivi clinique ;
• Communiquer avec vous (confirmation de rendez-vous, rappels, suivi) ;
• Facturer nos services et traiter les réclamations d’assurance ;
• Répondre à vos demandes transmises via le site Internet ;
• Respecter nos obligations légales et réglementaires (tenue de dossier, inspection professionnelle, conservation) ;
• Améliorer notre site Internet (statistiques de navigation agrégées, avec consentement) ;
• Valider la satisfaction de la clientèle, le cas échéant.

Nous ne recueillons que les renseignements nécessaires à ces fins et ne les utilisons à aucune autre fin sans votre consentement.

5. Consentement

Votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de vos renseignements personnels est obtenu de manière libre, éclairée et pour des fins spécifiques, au moment de :

• votre première consultation (dossier clinique) ;
• l’envoi du formulaire de contact (en soumettant le formulaire, vous acceptez que vos renseignements soient utilisés pour répondre à votre demande) ;
• l’activation des témoins ou technologies non essentiels sur le site Internet (mesure d’audience, carte interactive) — voir section 9.

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sous réserve des obligations légales et déontologiques qui nous imposent de conserver certains renseignements (ex. : tenue du dossier professionnel).

6. Communication à des tiers

Vos renseignements personnels ne sont communiqués à des tiers que dans les cas suivants :

• avec votre consentement explicite (ex. : transmission à un autre professionnel de la santé, à votre assureur) ;
• entre les différents professionnels de la Clinique PRAXA impliqués dans votre prise en charge, lorsque cela est pertinent et nécessaire à la prestation et à la coordination de vos soins ;
• lorsque la loi ou un règlement de l’Ordre l’exige ou l’autorise (ex. : inspection professionnelle, enquête du syndic) ;
• à nos fournisseurs de services, qui sont contractuellement tenus d’en protéger la confidentialité et de ne les utiliser qu’aux fins convenues.

a) Dossiers cliniques

Les dossiers cliniques sont hébergés et gérés au moyen de notre logiciel de dossier professionnel, conformément aux exigences de l’OPPQ et de l’OCQ. Guillaume Moisan peut confirmer le nom du fournisseur et le lieu d’hébergement de ces dossiers.

b) Site Internet et services connexes

Les renseignements transmis via le site peuvent transiter ou être traités par des fournisseurs situés à l’extérieur du Québec, notamment :

• Cloudflare, Inc. — hébergement du site, sécurité et mesure d’audience (Cloudflare Web Analytics), avec votre consentement pour cette dernière ;
• Resend, Inc. — transmission des messages envoyés par le formulaire de contact ;
• Google LLC — carte interactive sur la page Nous joindre, avec votre consentement ;
• Medexa — prise de rendez-vous en ligne par lien externe, lorsque ce service est activé.

Lorsqu’une communication de renseignements personnels à l’extérieur du Québec est nécessaire, nous nous assurons que des mesures de protection adéquates sont en place, conformément à la Loi 25.

7. Durée de conservation et destruction

Vos renseignements personnels ne sont conservés que pour la durée nécessaire à l’atteinte des fins pour lesquelles ils ont été recueillis, ou selon les délais prescrits par notre ordre professionnel.

• Dossiers cliniques : conservés pendant 5 ans suivant la date de la dernière intervention professionnelle, tel que prescrit par l’OPPQ / OCQ, après quoi ils sont détruits de façon sécuritaire (déchiquetage ou suppression numérique irréversible).
• Renseignements administratifs (facturation, correspondance) : conservés 7 ans à des fins fiscales et légales.
• Messages du formulaire de contact (non suivis d’une consultation) : conservés jusqu’à 24 mois après le traitement de la demande, sauf obligation légale contraire, puis supprimés de manière sécurisée.

8. Mesures de sécurité

Nous appliquons des mesures de sécurité physiques, administratives et technologiques proportionnées à la sensibilité des renseignements détenus, notamment :

• accès restreint aux dossiers (mots de passe, authentification, classeurs verrouillés) ;
• chiffrement des données transmises électroniquement ;
• ententes de confidentialité signées par le personnel et les sous-traitants ;
• respect de la Norme relative à l’utilisation des technologies de l’information et de la communication (TIC) applicable à notre profession.

Malgré ces mesures, aucun système n’offre une sécurité absolue ; nous nous engageons toutefois à réagir promptement en cas d’incident (voir section 11).

9. Témoins de connexion (cookies) et technologies similaires

Notre site Internet utilise un bandeau de gestion des témoins conforme à la Loi 25. Les témoins et technologies non essentiels ne sont activés qu’après votre consentement explicite. Vous pouvez accepter, refuser ou personnaliser vos choix, et les modifier en tout temps au moyen du lien « Gérer les témoins » dans le pied de page.

Catégories utilisées

• Essentiels : nécessaires au fonctionnement du site et au mémorisation de vos préférences de consentement. Déposés automatiquement.
• Mesure d’audience : Cloudflare Web Analytics — statistiques agrégées de fréquentation (pages visitées, référents). Aucun témoin publicitaire. Activé seulement avec votre consentement.
• Carte interactive : Google Maps — affichage de la carte sur la page Nous joindre. Des témoins tiers peuvent être déposés par Google. Activé seulement avec votre consentement.

Le formulaire de contact ne dépose pas de témoin publicitaire. Son utilisation repose sur votre consentement explicite lors de l’envoi du message.

10. Liens externes

Ce site propose des liens vers d’autres sites, notamment Google Maps et Medexa pour la prise de rendez-vous. Les renseignements échangés par l’intermédiaire de ces sites ne sont pas assujettis à la présente politique de confidentialité.

Nous vous invitons à prendre connaissance de la politique de confidentialité qui s’applique aux sites Web que vous visitez.

11. Incidents de confidentialité

En cas d’incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux pour vous, nous nous engageons à :

• prendre les mesures nécessaires pour limiter les conséquences de l’incident ;
• vous en aviser, ainsi que la Commission d’accès à l’information (CAI), conformément à la Loi 25 ;
• consigner l’incident dans notre registre des incidents de confidentialité.

12. Vos droits

Conformément à la Loi 25, vous avez le droit de :

• accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet ;
• en demander la rectification s’ils sont inexacts, incomplets ou équivoques ;
• retirer votre consentement à leur collecte, utilisation ou communication (sous réserve de nos obligations légales) ;
• demander la cessation de leur diffusion, ou leur désindexation, dans certains cas prévus par la loi ;
• obtenir la communication de vos renseignements dans un format technologique structuré et couramment utilisé (portabilité), lorsque applicable ;
• déposer une plainte auprès de notre responsable de la protection des renseignements personnels (section 2), ou, si vous êtes insatisfait de notre réponse, auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec (cai.gouv.qc.ca).

Pour exercer ces droits, communiquez avec Dr Guillaume Moisan àg.moisan@cliniquepraxa.ca. Nous répondrons dans un délai maximal de 30 jours. Une preuve d’identité pourra vous être demandée.

13. Renseignements concernant les mineurs de moins de 14 ans

Lorsque le patient est un mineur de moins de 14 ans, le consentement à la collecte de renseignements personnels et aux soins est obtenu de son parent ou tuteur légal, conformément aux dispositions applicables du Code civil du Québec.

14. Modifications à la présente politique

Nous pouvons modifier cette politique en tout temps afin de refléter l’évolution de nos pratiques ou de la législation applicable. Toute modification sera publiée sur cette page avec sa date de mise à jour. Nous vous invitons à la consulter périodiquement.

15. Nous joindre

Pour toute question relative à la présente politique ou à la protection de vos renseignements personnels :

Clinique PRAXA
384, rue La Fontaine, Granby (Québec) J2G 9N5
450-877-3314 | info@cliniquepraxa.ca